Os eventos virtuais ganharam muito espaço no setor nos últimos meses. Veja como aproveitar as estratégias de eventos virtuais assim que os eventos ao vivo retornarem.
Embora o país agora esteja lentamente começando a afrouxar as medidas de bloqueio, o surto está longe do fim e, os eventos ao vivo que estão retornando, serão muito diferentes.
Não apenas os locais provavelmente estarão operando com uma capacidade menor devido às medidas de distanciamento, mas com muitos participantes relutantes ou incapazes de comparecer (muito menos de viajar para) eventos ao vivo, os eventos híbridos são o caminho a percorrer.
Até recentemente, a indústria de eventos demorava a adotar eventos virtuais, mas os proprietários de eventos estão reconhecendo cada vez mais os benefícios e o potencial do virtual, incluindo custo-benefício, alcance e inclusão e sustentabilidade.
Embora nada substitua completamente uma reunião pessoal, os eventos virtuais representam uma tábua de salvação para eventos em meio a restrições de viagens e pedidos de estadia em casa, e serão um componente-chave dos eventos durante essa transição de volta ao vivo e além .
A incorporação de elementos virtuais em eventos ao vivo será crucial para sua viabilidade. Então, como os planejadores podem manter as vantagens do virtual depois que os eventos ao vivo forem retomados para obter o melhor dos dois mundos?
A importância dos eventos híbridos
À medida que o país começa a se recuperar do COVID-19 e a afrouxar as restrições, pequenos eventos ao vivo começaram a ocorrer. No entanto, muitos continuam a preferir os eventos virtuais, principalmente pela possibilidade de uma nova onda, e os elementos virtuais nos primeiros eventos presenciais serão essenciais para ajudá-los a competir e se manterem financeiramente viáveis.
O número de pessoas que podem e desejam participar dos eventos ao vivo iniciais que podem acontecer será limitado por uma variedade de razões.
O espaço físico pode ser limitado devido a medidas de saúde e segurança, os orçamentos da empresa podem ser cortados e muitas pessoas ainda podem desconfiar de viajar e se reunir em grupos. O aproveitamento de estratégias de eventos híbridos permitirá que os organizadores de eventos mantenham seus números, mesmo que o público ao vivo seja pequeno.
Os eventos híbridos também permitem que os planejadores continuem a expandir seu alcance, mesmo quando grandes reuniões são justas. A realidade é que algumas pessoas nunca conseguiram acessar os eventos ao vivo devido a limitações logísticas ou financeiras, e incorporar um componente virtual aos eventos físicos garante o acesso a todos os interessados em participar, independentemente de poderem viajar.
Isso permite muito mais inclusão e diversidade no evento, que por sua vez pode oferecer o potencial para trocas mais interessantes, um público geral maior e um ROI mais alto.
Além de expandir o alcance do evento, os eventos híbridos oferecem uma alternativa sustentável aos eventos totalmente ao vivo; fornecer aos participantes a opção de envolver-se remotamente torna desnecessária a viagem ao local físico do evento. A pandemia já levou a uma redução nas emissões , em parte porque houve uma queda acentuada nas viagens aéreas nos últimos meses.
Embora as companhias aéreas devam se recuperar e as viagens certamente aumentarão à medida que as restrições continuarem a ser suspensas, a questão da sustentabilidade, especialmente no que se refere à indústria de eventos, não deve desaparecer tão cedo.
A adoção de eventos híbridos no futuro será uma forma eficaz de combater práticas insustentáveis dentro da indústria, bem como julgamentos externos.
Aqui estão quatro maneiras de continuar a alavancar eventos virtuais e colher seus benefícios, uma vez que se torne uma questão de escolha em vez de necessidade absoluta.
Use os dados para direcionar a estratégia online
Outro grande benefício dos eventos online é sua capacidade de fornecer dados e análises valiosos. A maioria das plataformas tem algum tipo de recurso de relatório embutido, então, mesmo que você não esteja acostumado a implantar tecnologia de captura de dados em eventos ao vivo, você deve aproveitá-la para seus eventos virtuais.
Agora é a hora de analisar esses dados para determinar como seu público online se comporta e com o que ele se envolve. Esta é uma grande lição a aprender quando se trata de comprovar o envolvimento do patrocinador também. Por exemplo, se você está incluindo anúncios de patrocinadores durante os intervalos, os participantes os assistem e se envolvem com eles? Ou eles estão desligando?
Procure maneiras de permitir que participantes remotos e ao vivo se conectem, pois a rede será uma das maiores desvantagens de não estar fisicamente presente. Você pode realmente descobrir que facilitar o networking por meio da tecnologia do seu evento oferece percepções interessantes sobre o valor real das sessões e ativações de networking, pois permite rastrear o número de participantes com precisão. Preste muita atenção em como o envolvimento do seu público virtual muda entre as sessões e gire de acordo.
Os dados são o seu melhor amigo quando se trata de determinar o que funciona e o que não funciona em qualquer evento, mas quando se trata de eventos virtuais em particular, aproveite as vantagens das análises à sua disposição e certifique-se de anotar e incorporar táticas de sucesso em futuros eventos ao vivo.
Ajustar formatos para públicos virtuais
Embora os eventos virtuais apresentem um conjunto único de desafios, há apenas um tipo de participante com o qual se preocupar: remoto. Todos os participantes do evento usarão a mesma plataforma e terão a mesma experiência geral. Os eventos híbridos, no entanto, envolvem participantes ao vivo e virtuais, e é importante atender a ambos e tentar integrar as experiências o máximo possível.
Certas experiências serão as mesmas, como apresentações de palestrantes. Outros, porém, serão necessariamente diferentes, como atividades de intervalo. Lembre-se disso e certifique-se de oferecer diferentes opções aos participantes virtuais conforme necessário.
Os participantes ao vivo provavelmente estarão se misturando e fazendo networking durante os intervalos, então você terá que se certificar de manter os participantes virtuais interessados no conteúdo que você fornece entre as sessões ou traduzir esses intervalos de forma eficaz em oportunidades de networking para seu público virtual por meio de streams de break, hangouts virtuais, etc.
Você pode até querer encontrar maneiras de conectar seus participantes ao vivo com o público online para maximizar o potencial de networking.
Também é uma boa ideia observar outros elementos com os quais os participantes remotos tendem a se envolver, como tuítes ao vivo ou pesquisas. Essas são ótimas estratégias de engajamento do público para incorporar em eventos ao vivo, independentemente de haver um componente virtual, mas funcionam particularmente bem no engajamento do público virtual.
Particularmente porque você pode estar enfrentando baixas taxas de participação ao vivo conforme as coisas começam a recomeçar, hibridizar seu evento ao vivo oferecerá mais peso a qualquer esforço que você fizer para coletar conteúdo ou insights.
Escolha locais com capacidades tecnológicas competitivas
A tecnologia adequada é a espinha dorsal de qualquer experiência virtual ou híbrida. Dependendo do tipo de evento e de como você planeja criar sua experiência virtual, suas necessidades exatas variam, mas as ofertas de tecnologia avançada em um local se tornarão inegociáveis.
Ao planejar um evento híbrido, é essencial que você selecione um local que possa acomodar a configuração de tecnologia de que você precisa. Procure por " locais inteligentes " que forneçam WiFi confiável de alta velocidade, necessários para realizar coisas como transmissões ao vivo sem problemas ou opte por um link dedicado ao evento.
Faça parceria com os especialistas certos
Quando os eventos ao vivo são retomados, criar um evento híbrido simplesmente configurando uma câmera para transmitir apresentações ao vivo não vai resolver. Com muitos eventos do setor se transformando em virtuais, estamos vendo cada vez mais ideias inovadoras e implementações criativas de eventos online .
Reunir a tecnologia com sucesso e implantar um evento híbrido envolvente exigirá trabalhar com pessoas que estão exclusivamente focadas na experiência de eventos virtuais, que podem vir na forma de novas funções que surgem dentro da indústria para atender à demanda.
Que isso signifique fazer parceria com um tecnólogo de eventos ou trazer um especialista em produção de eventos virtuais a bordo, reserve um tempo para avaliar suas necessidades, o que sua equipe tem experiência para lidar e onde você pode precisar de ajuda externa.
Concluindo…
O mundo está ansioso para voltar ao normal, mas quando se trata da indústria de eventos, provavelmente estamos trabalhando em novas normas e padrões que dependerão fortemente do envolvimento virtual e dos componentes do evento.
Embora as grandes reuniões provavelmente serão banidas por um bom tempo, podemos começar a olhar para a retomada de eventos ao vivo menores em algumas áreas e preparar um retorno forte para quando isso acontecer.
Dominar o virtual é o primeiro passo e, quando chegar a hora, saber como continuar a alavancar estratégias de eventos online para criar experiências híbridas memoráveis e envolventes lhe dará uma importante vantagem competitiva.
Vem com a Unique!