Um evento híbrido é aquele que combina um evento face a face (F2F) em um local físico com um componente online “virtual” para participantes remotos. Os híbridos provavelmente terão ampla adoção à medida que as reuniões F2F emergirem da pandemia por uma série de razões:
Alguns participantes podem não querer viajar para o evento por medo de contágio ou outras questões de saúde e segurança
Provavelmente haverá redução nos fundos de viagens disponíveis para participação em eventos devido à desaceleração econômica.
Alguns participantes podem simplesmente aceitar a participação em eventos remotos como um substituto aceitável, sem tempo de viagem, sem custos de viagem e impacto ambiental reduzido.
Um componente virtual oferece a possibilidade de abertura para um público muito maior com mercados novos e/ou geograficamente dispersos que não estão facilmente disponíveis em um evento F2F.
Pode não haver espaço suficiente para a realização de grandes eventos em locais devido à ocupação reduzida das diretrizes de distanciamento físico no local.
À medida que os eventos F2F reaparecem, os designers de encontros enfrentarão um dilema: como você organiza um evento com dois públicos radicalmente diferentes? O grupo local tem conectividade social, foco e alta contribuição sensorial.
Por outro lado, o público virtual, muitas vezes interagindo individualmente nas telas, provavelmente terá períodos de atenção mais curtos, pode estar em fusos horários diferentes e com uma experiência sensorial limitada, geralmente apenas olhando para uma tela.
Aqui estão várias ideias e sugestões para designers e planejadores de eventos a considerar para resolver este dilema e outras questões ao planejar eventos híbridos:
Escolhendo uma plataforma de evento híbrido:
Escolha uma plataforma de eventos híbrida de um provedor com experiência significativa em planejamento de eventos, que entende completamente as complexidades de uma ampla gama de eventos e tem muita experiência em execução de eventos digitais e híbridos.
Escolha uma plataforma de eventos híbrida que também pode gerenciar eventos virtuais e F2F para padronizar seu processo e coleta de dados.
Um dos pontos fortes do componente online de um evento híbrido é a oportunidade de análises detalhadas. Quase todas as ações de participantes remotos (cliques, respostas a enquetes, textos, feedback, tempo gasto e muito mais) podem ser rastreadas. Escolha uma plataforma híbrida que pode fornecer essas análises detalhadas.
Procure uma plataforma híbrida de eventos que forneça a todos os participantes uma configuração de agenda personalizada.
Para participantes remotos em eventos maiores, tenha um botão de “ajuda” separado, diferente da área de bate-papo, indo diretamente para o suporte de ajuda técnica.
Um evento híbrido é mais complexo que um evento F2F com muitas ações e prazos esperados. Use uma plataforma de eventos ou sistema de gerenciamento de projetos que possa ajudar a gerenciar essas ações.
Procure uma plataforma que permite que participantes remotos interajam com palestrantes, expositores, entre si e também com participantes do F2F.
Procure por uma plataforma que se integra a um aplicativo de evento móvel fornecendo outro canal de interatividade, incluindo votação remota, chat, notificações push, rede e opções de gamificação.
Procure uma plataforma com fortes disposições de privacidade e segurança.
Promoção:
Ao começar a promover o evento, deixe bem claro que será um evento híbrido e quais serão as ofertas específicas para o F2F e os componentes digitais.
Distribua uma programação on-line detalhada com horários de início e término de apresentações específicas, com ajustes de fuso horário local para participantes remotos geograficamente dispersos.
Assim que sua programação completa ficar online, considere a possibilidade de aumentar o interesse do espectador por meio de lançamentos regulares e cronometrados de conteúdo para o evento. Quando feito corretamente, isso pode construir o público virtual e o público F2F.
Seja flexível em sua oferta de registro, permitindo que os participantes mudem para um F2F ou o componente digital, dependendo das circunstâncias.
Promova o evento nas redes sociais antes e incentive as hashtags das redes sociais durante o evento para criar networking para todos os participantes.
Muitos eventos virtuais realizados nos últimos meses tiveram contagens de público muitas vezes maiores do que os eventos F2F que eles substituíram. Se você se sentir confiante quanto a um grande público remoto para seu evento híbrido, a receita de patrocínio pode aumentar substancialmente. Procure maneiras de destacá-los, incluindo banners, agradecimentos, vídeos curtos de patrocinadores, sessões hospedadas por patrocinadores, página de patrocinador de um site de evento e opções de geração de leads.
Melhores Práticas:
Considere o uso de um apresentador ou MC (mestre de cerimônias) experiente para os participantes remotos para fornecer uma voz unificada durante todo o evento, para explicar como usar o sistema e para criar continuidade.
Use moderadores online para gerenciar as salas de bate-papo e encorajar discussões e sugestões.
Invista em treinamento de palestrante e moderador com foco na inclusão de participantes remotos em enquetes, perguntas e respostas e em outros comentários durante as apresentações. As perguntas dos participantes remotos devem ser reconhecidas por nome e localização no palco e incluídas tanto quanto aquelas na sala.
Considere sessões e tempos de apresentação mais curtos, a maioria dos visualizadores remotos simplesmente tem períodos de atenção mais curtos do que aqueles sentados juntos em salas de reunião F2F.
Para eventos maiores com várias sessões e espectadores de fusos horários distintos, considere pré-gravar algumas das apresentações e reunir o F2F e o público remoto durante um discurso de abertura ou sessões gerais.
Para sessões repetidas, considere reproduzir a sessão pré-gravada em horários designados para diferentes fusos horários e peça aos apresentadores para irem ao vivo no final das apresentações gravadas para perguntas e respostas.
A pontualidade dos horários de início/parada da apresentação é crucial para eventos híbridos.
Se o seu evento híbrido inclui uma exposição, forneça um tour pelo salão de exposições especificamente para participantes remotos. Sessões educacionais transmitidas do andar da exposição também são uma possibilidade.
Considere o desenvolvimento de conteúdo separado para participantes remotos. Há momentos no evento F2F que podem não ser adequados para participantes remotos, incluindo recepções, intervalos para exposições e intervalos para café. Entrevistas com palestrantes e líderes de pensamento e passeios por exposições estão entre as possibilidades. Além disso, deixe horários em branco para intervalos de participantes remotos.
Engajamento do participante:
O engajamento do público para participantes remotos é provavelmente o maior desafio em reuniões híbridas ou virtuais. Métodos para manter e medir sua atenção devem estar no topo da lista de recursos desejados para sua plataforma de eventos híbridos.
Além de chat e perguntas e respostas de texto, procure uma plataforma que forneça feedback de apresentação em tempo real de participantes remotos semelhantes a funções de mídia social, como: gostar, aplausos, ovação de pé, não entendo, etc. Analytics que rastreiam estes e relacionados itens como tempo de exibição e quando um participante sai podem ser muito úteis para avaliar a eficácia do orador e o envolvimento do participante.
Altos valores de produção com bons gráficos, vídeos e apresentações visuais são especialmente importantes para manter o interesse do público remoto.
Treine palestrantes e defina expectativas para que utilizem plenamente essas ferramentas de interação.
Alto-falantes de alta energia são sempre bons, mas especialmente para ajudar a manter um público remoto envolvido.
Divida as apresentações com diferentes tipos de formato. Por exemplo, considere incorporar sessões de pausa semelhantes às salas de sessão de grupo do Zoom para seus participantes virtuais. Discutir o conteúdo dos eventos com pequenos grupos de outros participantes remotos pode ser uma forma eficaz de envolvimento e aprendizagem.
No local:
Use uma equipe de produção ou AV com experiência significativa com streaming de vídeo e execução de eventos híbridos.
Como as sessões transmitidas para participantes remotos podem ser gravadas facilmente, isso pode ser um benefício para participantes F2F que perderam uma sessão ou gostariam de ver a sessão de que compareceram novamente. Ele também fornece um menu de opções de visualização sob demanda e horários para participantes remotos.
Certifique-se de que o local tenha largura de banda suficiente, suporte técnico e opções de backup à prova de falhas para gerenciar vários streams de vídeo. A velocidade de upload de 7 Mb/segundo é o mínimo para um fluxo de vídeo de qualidade.
Depois do evento:
Use o conteúdo gravado gerado durante o evento para promover eventos futuros, para aumentar a adesão e/ou para criar uma comunidade online.
Promova eventos futuros para os participantes online, incentivando-os a se tornarem participantes da F2F no futuro.
Ofereça seu conteúdo sob demanda após o evento. Isso é especialmente útil para participantes remotos com períodos de atenção mais curtos, permitindo a liberdade de acessar o conteúdo em horários convenientes.
As reuniões presenciais vão ressurgir depois que a pandemia passar. Ao fazê-lo, as reuniões híbridas serão uma ponte para aqueles que não podem ou querem participar do evento pessoalmente.
A longo prazo, as reuniões híbridas provavelmente continuarão sendo um componente significativo para muitos eventos, pois todos nós aprendemos as melhores práticas e nos beneficiamos das muitas inovações que estão sendo desenvolvidas atualmente.
Vamos juntos! E para continuar acompanhando os conteúdos, acesse nosso blog e saiba mais.
Vem com a Unique!
Ótimo texto sobre eventos hibridos, Stephanie!