Finalmente, a pesquisa de satisfação para eventos se tornou um dos itens prioritários no checklist dos organizadores de eventos. E não é para menos. De forma geral, é possível notar como elas já tomaram conta de outros mercados.
Você costuma responder a pesquisas de satisfação após pedir delivery de comida, ao se hospedar em um hotel, após uma corrida feita em aplicativos de transporte…
Agora, mais do que nunca, os organizadores perceberam o quão importante é ouvir as considerações e percepções que os participantes tiveram do evento deles. Afinal, sem os participantes, evento algum acontece.
Se você está organizando ou planeja organizar um evento e se preocupa em oferecer uma experiência memorável aos participantes, não deixe de criar e aplicar uma pesquisa de satisfação no seu evento.
O que é uma pesquisa de satisfação para eventos?
A pesquisa de satisfação para eventos é um instrumento que servirá para medir e avaliar a qualidade do seu evento.
Seja na forma de questionário, formulário (e até em uma conversa informal com os participantes), você irá colher informações sobre percepções e experiências que os participantes tiveram acerca do seu evento.
Durante esse feedback (ou seja, deste retorno dos participantes) você terá a chance de avaliar os pontos positivos e negativos de cada área do seu evento.
Por exemplo, você pode formular perguntas específicas sobre a experiência que eles tiveram em cada palestra que participaram, com o conteúdo e a temática do evento…
Para que serve a pesquisa de satisfação para eventos?
Guarde isto: fazer perguntas ajuda a entender o que o seu público potencial pensa, quer e precisa.
Aplicar uma pesquisa de satisfação é ideal para o organizador:
Medir o sucesso do evento a partir do grau de satisfação do público
Proporcionar grandes experiências aos participantes pode fazer com que eles se tornem defensores e divulgadores do seu evento. Em contrapartida, se o evento não atender às expectativas do participante, ele pode ganhar comentários negativos e não ser bem visto no mercado.
Para entender bem as percepções que os participantes tiveram sobre o seu evento, nada mais justo do que ouvir o que eles têm a dizer, certo? A pesquisa de satisfação serve justamente para que os participantes tenham a chance de avaliar o seu evento.
Como as experiências variam de participante para participante, o ideal é que você consiga colher o máximo de feedbacks possíveis. Verificar se os objetivos iniciais, traçados no planejamento estratégico, foram atingidos.
É justamente antes do evento acontecer que você determina objetivos como: que público quero alcançar com o evento? Por que estou organizando este evento? Como meu evento será lembrado pelo público?
Com base nas respostas dos participantes, você consegue extrair boas conclusões sobre o planejamento feito lá trás, quando seu evento ainda estava no papel.
Identificar pontos fortes e fracos
Com base nessa avaliação, você consegue perceber quais foram os pontos altos do evento e quais não deram certo e que, portanto, precisam de atenção especial em edições futuras.
Valorize e encare os feedbacks como algo construtivo e que vá te ajudar a oferecer, de uma próxima vez, a melhor experiência possível aos seus participantes.
Saber ouvir a opinião do seu público é crucial! Aliás, pode parecer difícil de acreditar, mas muitos organizadores sequer pedem um retorno do público.
Mapear temas e preferências para edições futuras
É justamente com o feedback dos participantes que você vai conseguir entender o que eles esperam para edições futuras do evento.
Temas, fornecedores, palestrantes. Essa é a hora de perguntá-los.
Como fazer a avaliação do evento?
Como organizador, pense sempre que para fazer uma ficha de avaliação do evento é preciso pensar em dois pontos: a ferramenta e o momento certo para obter o feedback do público.
Como assim?
Em relação à ferramenta, pense que existem inúmeras maneiras de realizar uma pesquisa de satisfação do evento. Elas podem ser feitas em formulários impressos, questionários online (enviados por e-mails) ou ainda por enquetes em redes sociais. A forma como vai ser executada fica a critério do organizador.
Atualmente, existem também tecnologias mais completas, como as plataformas para eventos, que auxiliam o organizador tanto na gestão do evento, como também na obtenção de feedbacks mais precisos dos participantes.
Já o momento, diz respeito a “quando” o organizador deve pedir que os participantes respondam à pesquisa de satisfação.
Interromper um participante no meio de uma atividade para responder a um formulário certamente não é um momento ideal, entende? O mais comum é que essa pesquisa de satisfação seja feita com o término do evento.
A pesquisa de satisfação pode ser aplicada no próprio local onde do evento (com o fim das atividades) ou em um ambiente virtual, após decorridos alguns dias do fim do evento.
Há ainda formas de entender a opinião dos participantes durante o desenrolar do evento. Você pode pedir que eles avaliem o nível de satisfação após o término de cada palestra ou atividade, por exemplo. Ou sondar o que eles estão achando do evento em momentos de coffee break e networking. É muito importante que o organizador tenha contato com o seu público.
Pesquisa de satisfação durante o evento
Com o evento acontecendo, o feedback é eficiente pois consegue capturar o sentimento dos participantes de forma imediata. Não faz mal algum orientar a comissão organizadora e o staff a perguntarem aos participantes o que estão achando do evento.
Questionem se eles sentem falta de algo e o que acharam do nível das palestras e dos palestrantes. Caso haja recursos, que tal investir em um aplicativo para o seu evento? Assim, os participantes conseguem atribuir notas (estrelas ou carinhas de satisfação) a cada uma das atividades do evento no momento em que elas terminam.
Pesquisa de satisfação pós-evento
A pesquisa de satisfação pós-evento é a chance do organizador ter uma visão mais ampla de como tudo, de fato, aconteceu!
Ela pode ser feita de forma tradicional, que é aquela em que o organizador distribui, ainda no local do evento, formulários impressos aos participantes. Esses formulários costumam, como já foi mencionado, ser distribuídos ao final do evento.
Já outra maneira do organizador garantir, inclusive, que mais pessoas respondam ao questionário de avaliação do evento é enviá-lo no formato online.
Para isso, ele pode fazer com que o preenchimento da pesquisa de satisfação seja uma condição para que o participante faça o download do certificado do evento, por exemplo.
Então, para ter acesso ao certificado de participação, todo participante terá que responder a algumas perguntas-chave do que achou daquele evento.
Que fatores avaliar do meu evento?
Você pode estruturar a avaliação do evento para diferentes perfis: participantes, palestrantes e até para a comissão organizadora! Essa avaliação pode ser feita durante e também após a realização do evento.
Alguns pontos devem ser levados em consideração na avaliação do evento:
Percepção que as pessoas tiveram sobre o evento, se atendeu às expectativas ou não;
Grade de programação;
Nível dos palestrantes;
Relevância do conteúdo apresentado;
Instalações físicas;
Limpeza e manutenção do local;
Atendimento e suporte da organização;
Divulgação do evento nas redes sociais;
Parceiros e fornecedores do evento;
Gostou? Está preparado para fazer a pesquisa de satisfação do seu evento? Que perguntas não podem faltar na avaliação do seu evento?
Esperamos que ter ajudado, e já sabem, para mais conteúdo continuem nos acompanhando por aqui. E se puder fique em casa com a Unique!