O planejamento de eventos nunca é fácil, e só foi tornado mais caótico pela atual pandemia global. Mas também é um setor que nos treina para lidar com as adversidades, para ser adaptável e resiliente. Sabendo que a tarefa de um produtor de eventos não é nada fácil, separamos algumas maneiras de diminuir o estresse antes de um evento, que geralmente funcionam com a gente.
Os eventos, independentemente de sua natureza, são estressantes. E ficar calmo antes de um acontecimento importante costuma ser uma habilidade difícil de adquirir. Isso acontece devido ao número de tarefas que precisam ser concluidas dentro de prazos rígidos, de orçamentos alocados e, principalmente, pelo fato de você ser responsável pelo bom funcionamento do evento. Estar mental, social, física e estrategicamente preparado é de suma importância para reduzir o estresse antes de um evento. Por isso, vamos apresentar soluções que ajudarão a diminuir o nível deste problema tão comum. Confira!
- Crie checklists
A primeira coisa e uma das mais importantes a ter em mente antes de organizar um evento é deixar em ordem tudo o que você precisa ou pode precisar. Criar um checklist para organizar um evento de sucesso é o primeiro passo na escada para a vida sem estresse. Essa ferramenta permite acompanhar, armazenar todos os itens necessários e as tarefas a serem realizadas em uma determinada ocasião. O uso de um criador de checklists facilita o seu trabalho, de forma que você não precisará se lembrar de tudo usando a memória e poderá sempre consultar (ou atualizar) a lista se sentir que está deixando passar algo importante. Categorize tarefas com base na importância ou adicione imagens para fornecer ou destacar mais informações.
- Faça um cronograma de execução
Um cronograma de execução descreve os procedimentos do evento do início ao fim. Ter esse plano em mãos ajuda a garantir a execução de um evento com harmonia e sem interrupções. Às vezes, é normal que as coisas não corram exatamente como o previsto. Mas, para evitar esses erros, é útil contar com um cronograma de execução. Através dele você será capaz de direcionar e controlar os acontecimentos. Um cronograma de execução ainda mantém o registro de todos os procedimentos organizados, como por exemplo:
Agenda de palestras
Entradas de áudio e vídeo;
Iluminação;
Ordem dos palestrantes.
Ou seja, esta lista será um guia completo, evitando a preocupação com todos esses itens e o estresse antes de um evento.
- Recrute uma equipe capacitada
Organizar e executar um evento bem-sucedido não é tarefa para uma só pessoa. É essencial ter uma equipe capacitada e talentosa ao seu lado. Organize uma reunião da equipe interna com todos os membros que terão papéis decisivos para o bom andamento do evento. A ideia é revisar e obter atualizações sobre cada departamento. Use essas reuniões da equipe para discutir e chegar às melhores formas de organização. O uso da técnica do abraço coletivo será uma vantagem neste momento para manter todo o time unido.
Além disso, estabeleça uma linha de comando e especifique a função e a responsabilidade de cada membro da equipe no evento. Poder contar com essas pessoas competentes durante a fase de organização será essencial para reduzir o estresse antes de um evento.
- Terceirize serviços
A organização de um evento traz consigo um conjunto de obstáculos. Há momentos em que você não está qualificado o suficiente para supervisionar ou não tem tempo para participar de alguma tarefa. Nesses casos, você pode terceirizar algumas delas para serem executadas em seu nome por outras empresas ou profissionais.
A terceirização de serviços diminui a carga de trabalho e oferece mais tempo para você se preparar e se concentrar nas tarefas com as quais você está mais familiarizado ao organizar um evento. Essa é uma ótima estratégia para aliviar o estresse e garantir o sucesso de qualquer evento.
- Plano de apoio
As coisas nem sempre acontecem conforme esperamos, mesmo em um evento bem planejado. Pode ser que um palestrante falte no grande dia, que os espaços sejam cancelados no último minuto e muitas outras circunstâncias imprevistas podem surgir.
Por isso, é aconselhável ter sempre um plano de apoio para todos os aspectos do evento e para evitar qualquer tipo de estresse antes de um evento. Como garantia, tenha um outro local para a realização do evento como segunda opção. Separe também alguns equipamentos de reserva. Isso é melhor do que depender de um ou dois que podem ter problemas na hora.
Em resumo, prepare-se para situações que podem dar errado, pois é melhor prevenir do que remediar. Saber que todas as fases foram contempladas caso haja um problema é reconfortante. O conhecimento de que você possui a capacidade de superar qualquer obstáculo é bom para afastar o estresse antes de um evento.
- Durma o suficiente
Não é nenhum segredo que o sono é essencial para o nosso corpo funcionar corretamente. A má qualidade do sono pode levar ao aumento da irritabilidade e dos níveis de estresse, e dormir o suficiente é essencial para proteger seu sistema imunológico e preparar-se para lidar com os desafios. Se você se sentir sobrecarregado, priorizar o sono é uma das melhores coisas que você pode fazer para gerenciar seu estresse e permanecer saudável.
- Fique ativo
O exercício tem demonstrado consistentemente reduzir o estresse , e o fechamento generalizado de academias não é desculpa para economizá-lo. Como sair de casa é impraticável para muitos que estão presos ou praticando distanciamento social, um treino em casa fará o truque. Faça o que quiser, seja HIIT, yoga, pliometria, etc. Muitos deles estão disponíveis gratuitamente no Youtube. Até atividades mentais como meditação podem ajudar bastante a manter o estresse sob controle.
- Mantenha-se ocupado
Manter-se ocupado é crucial. Sentir-se produtivo e ter uma sensação de realização é uma parte importante da vida, especialmente para profissionais de eventos. Aprenda um novo idioma, trabalhe com suas habilidades de desenvolvimento da Web ou faça uma pequena pesquisa para aprimorar seu conhecimento técnico sobre eventos. Agora é a hora. Concentre-se em como se preparar para cair no chão quando as coisas voltarem ao normal. Planeje por alguns meses isoladamente e pense no que terá que mostrar para o tempo depois que terminar.
- Relaxe!
Ter alguns momentos de relaxamento é o melhor exercício para reduzir o estresse antes de um evento ou ocasião importante. Você pode ler um livro, ouvir música suave, meditar, exercitar-se ou fazer qualquer coisa que acalme seus nervos. Conseguir um tempo de silêncio também é útil e fundamental para atingir esse objetivo. Usar esses métodos para relaxar antes de um evento é uma das melhores maneiras de se manter positivo e eficiente ao longo do grande dia.
O estresse antes de um evento está sempre presente e é difícil eliminá-lo completamente. Mas, aplicando estas dicas, você certamente minimizará o efeito que ele exerce sobre seu estado mental e físico. Aproveite as ideias, e já sabe, se puder fique em casa com a Unique!