Como transformar um evento físico em um evento online?



Já pensou em transformar seu evento físico em um evento online?


Pode ser uma excelente forma de continuar fazendo eventos, reunindo sua equipe ou alcançando pessoas! Afinal, eventos são encontros de ideias e é possível, sim, realizá-los com a ajuda da tecnologia. Ao longo deste texto vamos falar sobre os motivos para investir nesse universo e começar a aprender mais sobre ele. Vamos do começo:



Quais as vantagens de fazer um evento online?


Inúmeras são as vantagens de fazer um evento online! E esse é um universo muito maior e abrangente do que se pode imaginar. Cabe a você buscar aprender e desbravar este terreno que para muitos ainda é uma novidade. Abaixo estão algumas das vantagens de transformar seu evento físico em um evento online, veja só! Reprodução: Google




Redução de custos


Uma das principais vantagens dessa modalidade é a questão da economia que pode ser feita, afinal, não será mais necessário alugar um espaço para o evento, contratar inúmeros fornecedores, equipe de decoração, comprar passagens aéreas, reservar hospedagem para palestrantes e convidados, além de outros detalhes próprios dos eventos físicos.



Alcance de um público maior


Com os eventos online você pode chegar a lugares que nunca imaginou e, com isso, alcançar um público muito maior! Sem dúvidas, ao oferecer qualidade de transmissão e bom conteúdo, a conquista de autoridade no mercado de eventos será uma consequência inevitável.



Faça tudo online


Transformar seu evento físico em um evento online vai alterar não apenas o modo de transmissão do conteúdo como também a forma de divulgação! Utilize uma plataforma de eventos que te ajude a gerenciar todo o processo.


A divulgação também será feita inteiramente no ambiente online, o que vai reduzir os custos e permitir também que ela seja mais assertiva, justamente por ser focada em um único espaço. Para isso, procure conhecer todas as possibilidades do marketing digital para evento, como as redes sociais, criação e envio de e-mail marketing.



Como transformo um evento físico em um evento online?


Depois de falarmos sobre as principais vantagens de optar pela versão online, vamos ao ponto que interessa. Como vou transformar algo físico num conteúdo online? Ou melhor, como vou transformar um evento físico em um evento virtual tão relevante quanto?


Primeiro precisamos falar sobre adaptação, todos sabemos que o momento é de se reinventar, empresas de sucesso nos mostram que é possível. E por que não adaptar? Independente do formato do seu evento, grande ou médio porte, social ou corporativo. Todos podem ser adaptados ao virtual. Depende da forma que se cria.



Converse com a sua equipe


Diálogo é o mais importante sempre. Converse com a sua equipe de trabalho, descubra o que cada um tem a dizer, como se sentem e suas ideias. O brainstorming é sempre válido e muito produtivo. Além disso, é super importante ser honesto e responsável com as pessoas que trabalham com você e foram seus parceiros. Construir bons relacionamentos é sinônimo de sempre ter com quem contar!



Escolha o formato do evento


Conhecer os tipos de eventos que podem ser feitos no ambiente online é muito importante para escolher o que mais se encaixa na sua necessidade e nas possibilidades de transmissão que você tem, de acordo com recursos, orçamentos e equipamentos. Conheça os principais tipos:


  • Webinar

Esse é um formato muito famoso no ambiente online, conhecido também como seminário virtual por se tratar, geralmente, de uma aula, palestra ou um seminário online. Ele pode ser transmitido ao vivo ou gravado e disponibilizado em alguma plataforma.


  • Jornadas online

Para tratar um tema mais abrangente e destrinchá-los em diferentes momentos, as jornadas online são ideais, pois, são eventos maiores que o webinar, e que podem ser divididas em blocos com temas distintos, podendo serem gravadas ou transmitidas ao vivo.


  • Cursos online

Se você organiza eventos ainda maiores, que precisam de mais tempo para aprofundar o tema e que também oferecem a prática do que for passado teoricamente, os cursos online são a melhor opção. São eventos, geralmente, gravados e que podem durar até meses, se necessário. Fique à vontade também para criar e desenvolver eventos com diferentes formatos. Afinal, é tudo novo para todos e inovar nesse momento pode ser a chave para se destacar e conquistar seu espaço no mercado!


  • Happy Hour virtual

Sua equipe sente falta da interação do dia a dia com os colegas de trabalho e também dos eventos sociais entre amigos? Por que não unir o útil ao agradável? Ter um momento de descontração com a sua equipe online é possível, é sempre bom reunir o grupo, trocar conteúdo e rir um pouco.

É realmente tempo de se reinventar e todos estamos entendendo isso aos poucos. Quanto antes aceitarmos, mais unidos poderemos estar. De novo, basta adaptar.



Converse com palestrantes e possíveis convidados


É muito importante falar com os palestrantes e convidados e informar da mudança de formatação que seu evento vai passar, além de saber da disponibilidade deles em participar desse novo momento. É importante saber também das condições que eles têm de fazer uma transmissão ao vivo, como um boa conexão com a internet, equipamento, ambiente e etc.



Utilize uma plataforma de eventos


A gente já disse, mas eu vou repetir: contar com uma plataforma de eventos que ofereça todo o suporte para a realização de eventos online é essencial! Pois, como em um evento físico, você ainda precisará lidar com as inscrições, criação e site do evento, por exemplo.

Contar com o auxílio certo neste momento vai te permitir focar no que importa e não deixar de oferecer qualidade e excelência em cada detalhe do evento. Cada momento, desde o primeiro contato na divulgação à entrega do evento, conta na construção da experiência dos participantes!



Escolha a ferramenta de transmissão


Uma das escolhas mais importantes de toda a organização de um evento online é a da ferramenta de transmissão. Afinal, será através dela que o participante terá toda a experiência do seu evento. Ou seja, é uma escolha que implica, diretamente, na qualidade e autoridade que você está buscando.

Por isso, pesquise bastante, faça testes e busque indicações antes de fechar com qualquer proposta que encontrar. Fique atento às opções em que você pode criar seu evento online e pense no suporte garantido para todas as suas atividades básicas da produção e ainda transmitir seu evento por ela. Poder ter todos os serviços integrados em um único lugar facilita não só a comunicação, mas todo o andamento do evento!



Ofereça a melhor experiência para o participante


Promover uma boa experiência e engajamento para os participantes deve ser o foco de qualquer evento, principalmente, no universo online. Encurtar as distâncias deve ser a sua missão! Por isso, utilize estratégias que favoreçam a conexão e networking durante todo o evento. Não deixe a desejar nesse quesito.

Há várias formas de fazer isso no ambiente virtual, seja através de salas de bate-papo, enquetes, sorteios, envio de conteúdos antes e depois do evento, entre outras. Cabe a você, organizador, conhecer bem seu público para saber o que oferecer e como surpreendê-lo!



Quais os equipamentos necessários para fazer um evento online?


Vamos lá. O indispensável para uma excelente transmissão é uma boa conexão e um computador para dar suporte. Uma câmera para gravação é opcional e pode até ser substituída por uma webcam ou smartphone de qualidade.


Para garantir uma boa captação de áudio é essencial providenciar microfones, ou até fones de ouvido! Já eventos online, que tenham uma estrutura maior, necessitam de uma mesa de som e um profissional qualificado para operá-la.

Não esqueça das extensões, tomadas e adaptadores! Ser precavido no momento da gravação ou transmissão do evento pode evitar muitos atrasos e imprevistos. A iluminação também é um fator muito importante. Você pode optar por gravar pelo dia e escolher um local com boa iluminação natural ou, se preferir, e puder investir, opte por um ring light ou um soft box.


Caso o evento vá ser transmitido por pessoas que estarão em lugares diferentes, é muito importante também ver com os palestrantes convidados se eles têm em casa os equipamentos necessários para participar do seu evento, seja para uma gravação ou transmissão ao vivo.


Agora é na prática, sabemos que é possível transformar um evento físico em virtual, e que precisamos adaptar! Vamos trocar experiência e produzir juntos! Pense suas necessidades e converse com a gente. Só deixar uma mensagem pra gente aqui (link pra aba contato). E já sabe, se puder fique em casa com a Unique!


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