Ferramentas para obter feedback em eventos

Vários pontos precisam de atenção durante a preparação e a execução de um evento corporativo. Mas aquele que pode contribuir para gerar melhorias é o feedback pós-evento. É preciso tratar a avaliação de todos os participantes como um dos seus principais objetivos.

Sejam eventos casuais ou elegantes, empresariais ou pessoais, sempre há muito trabalho a ser feito. Você precisa alugar um espaço, coordenar os palestrantes/atrações, controlar as confirmações de presença... a lista de tarefas é quase infinita!

Fazer pesquisas torna mais fácil obter todas as informações de que você precisa, tanto antes quanto depois do evento, para que todos os envolvidos aproveitem ao máximo e cada evento seja melhor que o anterior.

Peça também o feedback dos participantes durante o evento para fazer ajustes em tempo real e garantir que eles saiam satisfeitos com a experiência.

Falando sobre as ferramentas para obter feedback, temos:

1. Formulários impressos

O formulário de feedback impresso é a versão mais tradicional de obter a avaliação dos participantes. É também uma das técnicas mais utilizadas pelos organizadores de eventos técnicos, científicos e acadêmicos.

Geralmente, esse trabalho é feito durante o coffee-break ou ao final do evento. Como o formulário é aplicado ainda no local do evento, você vai estar disponível para tirar dúvidas e garantir que mais pessoas respondam ao questionário.

As percepções dos participantes sobre o evento ainda vão estar mais vívidas e isso pode motivá-los a dar opiniões mais sinceras sobre as atividades.

Porém, para que os participantes respondam às perguntas, eles precisam estar dispostos a parar suas atividades (um lanche, por exemplo) ou a estender o tempo de permanência no evento.

Então, pode ser que alguns fiquem impacientes ou que não tenham tempo de responder à pesquisa de satisfação. Nesses casos, investir em meios tecnológicos de fazer a avaliação do evento pode ser uma opção mais funcional.

2. Redes sociais

Criando uma hashtag exclusiva para o seu evento, você pode acompanhar, em tempo real, o comportamento do seu público. O Twitter, Facebook e o Instagram são as redes sociais mais indicadas para se fazer esse tipo de interação.

E você ainda pode utilizar um telão para que as fotos e tweets dos participantes apareçam ao longo do evento, tornando a experiência do participante ainda melhor. Essa é uma excelente estratégia de marketing para dar visibilidade ao seu evento.

Além disso, as redes sociais são uma forma valiosa de obter o feedback do público durante o evento.

3. Email marketing

Enviar email marketing é outra ferramenta bastante útil para fazer a avaliação do evento. Lembrando que é preciso ter uma boa estratégia para estimular os destinatários a responderem.

Uma dica legal é, com o término do evento, enviar materiais que abordem o conteúdo do evento, como slides das palestras e fotos. Após esses passos, será mais fácil que o participante responda ao questionário online.

Esse questionário pode ser feito por meio de ferramentas como o Google Forms, o TypeForm e o Survey Monkey.

4. Plataformas de eventos

Você pode fazer com que o preenchimento da pesquisa de satisfação seja uma condição para o download do certificado do evento.

Isso faz com que o número de avaliações do seu evento aumente consideravelmente, já que a grande maioria das pessoas que participam de eventos tem interesse em obter o certificado.

Práticas para elaborar um formulário de avaliação do evento

Entregue valor

Ao enviar um questionário online ou ao entregar o formulário nas mãos dos participantes, explique o porquê de querer ouvi-lo. Explique o quão importante é a opinião dele para o seu evento e que precisa dela para construir eventos futuros ainda melhores.

Não exagere no número de perguntas

Uma dica valiosa para que as pessoas não desistam de responder ao questionário é limitar o número de perguntas. Por isso, defina quais são as perguntas mais relevantes e que, consequentemente, são também prioritárias.

Indicamos que o seu questionário, seja ele impresso ou digital, tenha, no máximo 15 perguntas rápidas.

Divida o questionário em seções

Nada de misturar o processo de submissão de trabalhos com o de credenciamento. O ideal é que você divida as perguntas do questionário em seções. Assim, fica bem mais fácil para o participantes respondê-las.

Varie no tipo de resposta: aberta, escala, única ou múltipla.

Respostas variadas trazem uma maior dinamicidade ao questionário e, por isso, o tornam mais atrativo e menos cansativo.