Vários pontos precisam de atenção durante a preparação e a execução de um evento corporativo. Mas aquele que pode contribuir para gerar melhorias é o feedback pós-evento. É preciso tratar a avaliação de todos os participantes como um dos seus principais objetivos.
Sejam eventos casuais ou elegantes, empresariais ou pessoais, sempre há muito trabalho a ser feito. Você precisa alugar um espaço, coordenar os palestrantes/atrações, controlar as confirmações de presença... a lista de tarefas é quase infinita!
Fazer pesquisas torna mais fácil obter todas as informações de que você precisa, tanto antes quanto depois do evento, para que todos os envolvidos aproveitem ao máximo e cada evento seja melhor que o anterior.
Peça também o feedback dos participantes durante o evento para fazer ajustes em tempo real e garantir que eles saiam satisfeitos com a experiência.
Falando sobre as ferramentas para obter feedback, temos:
1. Formulários impressos
O formulário de feedback impresso é a versão mais tradicional de obter a avaliação dos participantes. É também uma das técnicas mais utilizadas pelos organizadores de eventos técnicos, científicos e acadêmicos.
Geralmente, esse trabalho é feito durante o coffee-break ou ao final do evento. Como o formulário é aplicado ainda no local do evento, você vai estar disponível para tirar dúvidas e garantir que mais pessoas respondam ao questionário.
As percepções dos participantes sobre o evento ainda vão estar mais vívidas e isso pode motivá-los a dar opiniões mais sinceras sobre as atividades.
Porém, para que os participantes respondam às perguntas, eles precisam estar dispostos a parar suas atividades (um lanche, por exemplo) ou a estender o tempo de permanência no evento.
Então, pode ser que alguns fiquem impacientes ou que não tenham tempo de responder à pesquisa de satisfação. Nesses casos, investir em meios tecnológicos de fazer a avaliação do evento pode ser uma opção mais funcional.
2. Redes sociais
Criando uma hashtag exclusiva para o seu evento, você pode acompanhar, em tempo real, o comportamento do seu público. O Twitter, Facebook e o Instagram são as redes sociais mais indicadas para se fazer esse tipo de interação.
E você ainda pode utilizar um telão para que as fotos e tweets dos participantes apareçam ao longo do evento, tornando a experiência do participante ainda melhor. Essa é uma excelente estratégia de marketing para dar visibilidade ao seu evento.
Além disso, as redes sociais são uma forma valiosa de obter o feedback do público durante o evento.
3. Email marketing
Enviar email marketing é outra ferramenta bastante útil para fazer a avaliação do evento. Lembrando que é preciso ter uma boa estratégia para estimular os destinatários a responderem.
Uma dica legal é, com o término do evento, enviar materiais que abordem o conteúdo do evento, como slides das palestras e fotos. Após esses passos, será mais fácil que o participante responda ao questionário online.
Esse questionário pode ser feito por meio de ferramentas como o Google Forms, o TypeForm e o Survey Monkey.
4. Plataformas de eventos
Você pode fazer com que o preenchimento da pesquisa de satisfação seja uma condição para o download do certificado do evento.
Isso faz com que o número de avaliações do seu evento aumente consideravelmente, já que a grande maioria das pessoas que participam de eventos tem interesse em obter o certificado.
Práticas para elaborar um formulário de avaliação do evento
Entregue valor
Ao enviar um questionário online ou ao entregar o formulário nas mãos dos participantes, explique o porquê de querer ouvi-lo. Explique o quão importante é a opinião dele para o seu evento e que precisa dela para construir eventos futuros ainda melhores.
Não exagere no número de perguntas
Uma dica valiosa para que as pessoas não desistam de responder ao questionário é limitar o número de perguntas. Por isso, defina quais são as perguntas mais relevantes e que, consequentemente, são também prioritárias.
Indicamos que o seu questionário, seja ele impresso ou digital, tenha, no máximo 15 perguntas rápidas.
Divida o questionário em seções
Nada de misturar o processo de submissão de trabalhos com o de credenciamento. O ideal é que você divida as perguntas do questionário em seções. Assim, fica bem mais fácil para o participantes respondê-las.
Varie no tipo de resposta: aberta, escala, única ou múltipla.
Respostas variadas trazem uma maior dinamicidade ao questionário e, por isso, o tornam mais atrativo e menos cansativo.
As respostas abertas são aquelas desenvolvidas no formato texto. Elas permitem mais detalhes, são subjetivas (isto é, variam de participante para participante) e exigem maior raciocínio e tempo do participante. Como os comentários vão ser únicos, é possível ter insights maravilhosos com esse tipo de pergunta.
Já as perguntas fechadas são aquelas que não permitem o desenvolvimento de respostas subjetivas dos participantes. Eles têm que escolher uma única opção, múltiplas opções ou ainda atribuir notas ou graus de satisfação segundo uma escala.
São exemplos de perguntas do tipo escala: De 0 a 10, o quanto você recomendaria a palestra X a um amigo?
Carinhas, estrelas e notas são alguns exemplos bastante recorrentes nas pesquisas de satisfação para eventos. Elas dão uma visão mais restrita, porém mais rápida da opinião que o participante teve acerca do evento.
Seja objetivo
Redija de forma adequada as questões e deixe claro qual é o seu objetivo. Sempre formule uma pergunta por vez e fuja de perguntas muito longas. Mostre que a opinião do seu cliente importa.
Lembre-se que todo os feedbacks devem ser avaliados e respondidos!
Agradeça aos participantes por terem dedicado 5 minutos do tempo deles para responder à pesquisa de satisfação do evento. Mostre que a opinião deles têm valor e que servirá para aprimorar edições futuras do evento.
Responda também às avaliações negativas!
Essa é outra falha muito comum dos organizadores de eventos: não responder aos comentários negativos. É importantíssimo responder a esses comentários esclarecendo o porquê daquele suposto erro ter ocorrido.
Se você errou ou se no seu evento ocorrerem falhas, não hesite em pedir desculpas pelo ocorrido. Isso mostra que o seu evento se preocupa com a opinião dos participantes e não quer que esses erros se repitam.
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